Tugas Soft Skill : Pengantar Bisnis
BAB 5
Manajemen dan Organisasi
- Manajemen
- Organisasi
1.
Manajemen
1.1.
Pengertian dan Peranan Manajemen
Kata “manajemen”
berasal dari bahasa Inggris, yaitu manage,
atau dalam bahasa Indonesia bisa diartikan sebagai mengendalikan atau
mengelola.
Menurut Wilson, manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan oleh para anggota organisasi
dalam upaya mencapai sasaran organisasi, dimana proses tersebut merupakan suatu
rangkaian aktivitas yang dijalankan dengan sistematis.
Sedangkan Stoner berpendapat dalam bukunya, manajemen didefinisikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.
Lalu menurut Koontz, Beliau mengemukakan bahwa manajemen adalah suatu seni yang produktif yang didasarkan
pada suatu pemahaman ilmu. Ilmu dan seni tidaklah bertentangan, namun masing-masing
saling melengkapi.
Jadi,
manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan usaha-usaha para anggota di suatu organisasi dalam mencapai sasaran
atau tujuan organisasi tersebut dengan didasarkan pada suatu pemahaman ilmu dan seni yang tidak
bertentangan, melainkan saling melengkapi.
Manajer adalah
seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh
organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan
kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Dengan kata lain, manajer
adalah seseorang yang bisa memanajemen sebuah organisasi atau perusahaan.
Berikut adalah tugas-tugas seorang manajer:
a. Memimpin
organisasi;
b. Mengatur
organisasi;
c. Mengendalikan
organisasi;
d. Mengembangkan
organisasi;
e. Mengatasi
berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi;
f. Menciptakan
kerja sama di dalam organisasi;
g. Menjalin
kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi;
h. Menumbuhkan
kepercayaan;
i. Meningkatkan
rasa tanggung jawab;
j. Mengawasi/mengendalikan
kegiatan organisasi;
k. Melakukan
evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan;
l. Menggali
dan mengembangkan potensi sumber daya.
Selain
itu, manajer juga memiliki tiga peranan utama dalam organisasi, yakni:
a.
Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi
dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik
pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
1)
Peranan figure bapak
(Figurehead), simbol pemimpin perusahaan;
diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan
sosial. Contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung,
penandatanganan surat resmi,dst.
2)
Peranan Pimpinan (Leader),
bertanggungjawab untuk memotivasi dan
mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan
tugas-tugas terkait. Contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan
bawahan.
3)
Peranan Penghubung (Liaison),
memelihara suatu jaringan kontak luar yang
mendukung dan juga penghubung pihak dalam. Contoh : membalas surat-surat,
melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan pihak-pihak luar.
b.
Peran
informasional, yaitu peranan seorang manajer
dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas,
penyebar informasi dan juru bicara.
1)
Memantau (Monitor),
manajer selalu aktif mencari informasi yang
dapat bermanfaat untuk organisasi. Contoh : membaca terbitan-terbitan periodik
dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
2)
Penyebar (Disseminator), manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya
kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan
tugasnya dengan baik. Contoh : mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud
informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.
3)
Jurubicara (Spokesman), manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan
informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan
informasi ke media.
c.
Peran pengambil
keputusan, yaitu peranan seorang
manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan
masalah atau melihat kesempatan yang ada.
1)
Kewirausahaan (Entrepreunership),
manajer mengambil keputusan-keputusan penting
seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha, dan lain-lain. Contoh :
rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan
proyek perbaikan.
2)
Pengendali gangguan (Disturbance
Handler), manajer diharapkan bisa
menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul. Contoh : mengorganisasikan
strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
3)
Pengalokasi
sumberdaya (Resource Allocator), manajer
harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat
dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas,
menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja
bawahan.
4)
Perunding (Negotiator),
manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak
yang berkaitan. Contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat
pekerja.
1.2.
Latar Belakang Sejarah Manajemen
Banyak kesulitan
yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Beberapa orang melihatnya (dengan
definisi) sebagai konseptualisasi modern yang terlambat (dalam hal modernitas
yang terlambat). Dalam istilah tersebut, manajemen tidak memiliki sejarah
pra-modern, hanya merupakan pertanda. Beberapa orang lainnya, mendeteksi
aktivitas mirip manajemen di masa pra-modern akhir. Beberapa penulis melacak
perkembangan pemikiran manajemen pada pedagang-pedagang Sumeria dan pembangun
piramid Mesir. Para pemilik budak selama berabad-abad menghadapi permasalahan
eksploitasi atau memotivasi budak yang bergantung, namun terkadang suka melawan
(memaksa otoritas). Tapi banyak perusahaan pra-industri, dengan skala mereka
yang kecil, tidak merasa terdorong untuk menghadapi permasalahan manajemen
secara sistematis. Melainkan inovasi seperti penyebaran sistem angka Hindu-Arab
(abad ke-5 hingga ke15) dan kodifikasi kesekretariatan entri-ganda (1494)
menyediakan perangkat untuk penilaian, perencanaan dan kendali manajemen.
Beberapa penulis
melacak pengembangan manajemen sejauh perdagangan di Sumeria dan pembangunan
piramid di Mesir.
a. Abad 19
Bidang pelajaran manajemen berkembang dari ekonomi dalam abad 19. Pelaku Ekonomi Klasik, Adam Smith dan John Stuart Mill memberikan teori-teori pengaturan sumber daya pengaturan sumber daya, produksi dan penetapan harga. Pada saat yang hampir bersamaan, penemu seperti Eli Whitney, James Watt, dan Matthew Boulton mengembangkan tekhnik produksi, seperti: penetapan standar, prosedur kontrol kualitas, akuntansi biaya, penukaran bahan, dan perencanaan kerja.
Seperti pada pertengahan abad 19, Robert Owen, Henry Poor, dan M. Laughlin dan lain-lain memperkenalkan elemen manusia dengan teori pelatihan, motivasi, struktur organisasi dan kontrol pengembangan pekerja.
Di akhir abad 19, pelaku ekonomi marginal Alfred Marshall dan Leon Walras dan lainnya memperkenalkan lapisan baru yang kompleks ke teori manajemen. Pada 1900-an, manajer mencoba mengganti teori mereka secara keseleruhan berdasarkan sains.
b. Abad 20
Teori pertama
tentang manajemen yang lengkap muncul sekitar tahun 1920. Orang seperti Henry
Fayol dan Alexander Church menjelaskan beberapa cabang dalam manajemen dan
hubungan satu sama lain.
Peter Drucker
menulis salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: “Konsep
Korporasi” (Concept of the Corporation),
diterbitkan tahun 1946. Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General
Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.
H. Dodge, Ronald
Fisher, dan Thorton C Fry memperkenalkan teknik statistika ke dalam manajemen.
Pada tahun 1940-an, Patrick Blackett mengkombinasikan teori statistika dengan
teori mikroekonomi dan lahirlah ilmu riset operasi. Riset operasi, sering
dikenal dengan “Sains Manajemen”, mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan
masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi.
Mendekati akhir
abad 20, manajemen terdiri dari beberapa bidang terpisah, termasuk:
· Manajemen
sumber daya manusia
· Manajemen
operasi atau produksi
· Manajemen
strategi
·
Manajemen pemasaran
·
Manajemen keuangan
·
Manajemen informasi teknologi
1.3.
Fungsi dan Proses Manajemen
Empat
fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer
dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai
proses manajemen adalah sebagai berikut:
a.
Perencanaan
(planning), memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.
Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana
alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang
dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Suatu rencana yang baik
harus berpedoman pada 5W dan 1H, yaitu:
1)
What : tindakan
apa yang harus dikerjakan;
2)
Who :
siapa yang akan mengerjakan tindakan itu;
3)
Where :
dimana tindakan itu dilaksanakan;
4)
When :
kapan tindakan itu dilaksanakan;
5)
Why :
apakah sebabnya tindakan itu dilaksanakan;
6)
How :
bagaimana caranya melakukan tindakan itu.
b.
Pengorganisasian (organizing), proses pemberian tugas, pengalokasian sumber
daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan
kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat, meliputi penetapan dimana
keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta
siapa yang akan bekerja untuk siapa.
c.
Memimpin (leading),
proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan
membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka
mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha
keras mencapai sasaran organisasi. Proses ini disebut juga menggerakkan (actuating).
d.
Pengendalian
(controlling), proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil
sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan.
Proses manajemen adalah
serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer
terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi
dan mengawasi.
1.4.
Ciri-Ciri Manajer Profesional
Seorang manajer
profesional adalah seorang yang hidup dari profesinya sebagai manajer, bukan
manajer amatiran atau bekerja sambilan. Seorang manajer profesional tentunya
diharapkan betul-betul melaksanakan tugasnya layaknya seorang profesional dalam
bidang lainnya dan mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang tinggi untuk
mencapai keberhasilannya. Berikut adalah beberapa kepribadian yang harus
dimiliki oleh seorang manajer profesional:
a. Memperoleh
dukungan top manajemen;
b. Bermanfaat
untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi;
c. Memiliki
program jangka panjang dan berkesinambungan;
d. Berorientasi
ke masa depan dengan pendekatan holistic
(menyentuh unsur perasaan atau spiritual);
e. Melaksanakan
prinsip efisiensi dan efektivitas;
f. Melakukan
tindakan secara terencana atau terprogram;
g. Melakukan
pengawasa, evaluasi serta menerima umpan-balik;
h. Karyawan
dan pimpinan unit yang: memiliki kompetensi atau keahlian dan pengalaman
panjang di bidangnya; haus dan berani pada tantangan; inovatif, kreatif,
inisiatif dan efisien; memiliki integritas tinggi; menghargai profesi lain;
selalu siap menghadapi segala risiko; bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.
i. Mampu
menggunakan teknologi tepat guna;
j. Kepemimpinan
dalam membangun komitmen;
k. Semua
lapisan berpartisipasi aktif dalam semua aktivitas;
l. Kerjasama
tim solid;
m. Memberikan
penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang
pendidikan pelatihan lanjutan dan promosi karir);
n. Persuasi
pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui
konsultasi bimbingan dan pendidikan pelatihan bersinambung;
o. Memiliki
budaya korporat: transparansi (terbuka), independensi (tidak
bergantung), responsif (cepat tanggap), akuntabilitas (dapat
dipertanggungjawabkan), dan jujur.
1.5.
Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan
Keterampilan atau skill
merupakan kemampuan untuk menerjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga
tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial
yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan.
Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer
bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan
keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :
a. Keterampilan
Kemanusiaan (Human Skill)
Keterampilan
kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar
manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali
diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik
jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan
untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan
komunikasi yang persuasif akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan
bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan
berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah,
maupun bawah.
b. Keterampilan
Teknis (Technical Skills)
Keterampilan ini
merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan
teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya
memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis
lainnya.
c. Keterampilan
Konseptual (Conceptual Skill)
Kemampuan
untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga
dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui
dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan,
keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah sebagai berikut
:
d. Keterampilan
Motivasi (Motivation Skill)
Kemampuan untuk
memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu
sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena
telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk
menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.
e. Keterampilan
Teknologi Informasi
Keterampilan
yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti
keterampilan mengoperasikan komputer.
Kecakapan
manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu
tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi
personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
a.
Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang
lain agar melaksanakan suatu tugas.
b.
Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri
sendiri secara realistis.
c.
Analiytic thinking, kemampuan untuk
menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.
d.
Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku
dalam mencapai tujuan.
e.
Oral Communication, kemampuan mengemukakan
pendapat secara jelas dalam berbicara.
f.
Written Communication, kemampuan mengungkapkan
pendapat dengan baik secara tertulis.
g.
Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan
kepercayaan bagi orang.
h.
Resistances to stress, kemampuan untuk dapat
bekerja dalam keadaan tertekan.
i.
Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk
bekerja dalam situasi yang tidak menentu.
2.
Organisasi
1.1.
Definisi Organisasi
Organisasi (Yunani: ὄργανον,
organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk
tujuan bersama.
Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai
bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen.
Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational
studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau
analisis organisasi (organization analysis).
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi
orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material,
mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang
digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Chester I. Bernard berpendapat
bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Stephen P. Robbins menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity)
sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif
dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk
mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
1.2.
Pentingnya Mengenal Organisasi
Sebuah organisasi dapat
terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan
eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Adapun manfaat menjadi anggota dalam
suatu organisasi, yaitu:
a. Melatih
kita untuk bersosialisasi. Organisasi membuat kita akan terlatih untuk
berinteraksi dengan berbagai macam orang. Dan hal ini sangat berguna untuk kita
setelah terjun di dunia kerja. Contoh organisasi yang baik untuk bersosialisasi
yaitu BEM, ini membuat kita lebih dekat dan kenal dengan mahasiswa lainnya
tidak hanya dengan teman sekelas saja.
b. Memberikan
pelajaran untuk meyakinkan orang lain. Belajar berorganisasi melatih kita agar
dapat membuat proposal yang meyakinkan untuk diakui dan diterima orang lain.
Demikian pula ketika terjun ke dunia nyata kelak, untuk memperoleh satu proyek
besar, kita harus bisa mengajukan lobi yang menyakinkan untuk menang.
c. Merangsang
kreativitas. Manfaat berorganisasi yang paling terasa adalah kita akan terlatih
untuk menjadi pribadi yang kreatif, selalu memiliki ide-ide, dan
terangsang untuk berpikir di luar kerangka yang baku.
d. Membuat
kita menjadi pribadi yang menarik. Kalau kita aktif dalam setiap kegiatan, kita
akan lebih dikenal oleh banyak orang.
e. Mengajarkan
kerja keras, tanggung jawab, pantang menyerah dan tidak suka berpangku tangan.
Manfaat berorganisasi yang paling dirasakan adalah kita akan menjadi pribadi
yang optimis, penuh tanggung jawab, tidak mudah menyerah, dan tekun. Seandainya
kita ditunjuk sebagai ketua panitia suatu kegiatan, tentu kita harus
menyelesaikannya karena ada laporan pertanggungjawaban yang harus dibuat
kemudian.
1.3.
Bentuk-Bentuk Organisasi
Bentuk organisasi dibagi jadi beberapa macam. Berdasarkan tujuannya,
yaitu:
a. Organisasi Niaga, organisasi yang tujuan utamanya untuk
mencari keuntungan, terutama dalam bidang bisnis. Contoh: Perseroan Terbatas
(PT), Perseroan Komanditer (CV), Firma (Fa), Koperasi, Joint Venture, Trust,
Kartel, Holding Company.
b. Organisasi Sosial, organisasi yang dibentuk oleh anggota
masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun tidak berbadan hukum. Berfungsi
sebagai sarana partisipasi masyarakat untuk ikut andil dalam pembangunan bangsa
dan negara menuju arah yang lebih baik lagi dengan tujuan menjadikan bangsa dan
negara dalam pembentukan sosialisasi yang baik dan menjadikan masyakarat yang
penuh dengan jiwa sosialisasi yang tinggi.
c. Organisasi Regional, organisasi yang luas wilayahnya
meliputi beberapa negara tertentu saja. Contoh: ASEAN.
d. Organisasi Internasional, organisasi yang anggota-anggotanya
meliputi negara di dunia. Contoh: PBB.
Menurut Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi.
Berikut uraiannya:
a. Bentuk Piramid, bentuk yang paling
banyak digunakan karena sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.
b. Bentuk Vertikal, menyerupai piramid
dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah. Bagan vertical berwujud
tegak sepenuhnya.
c. Bentuk Horizontal, digambarkan secara
mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
d. Bentuk Lingkaran, menekankan pada
hubungan antara satu jabatan dengan jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk
lingkarang jarang sekali digunakan dalam praktik.
Walau bentuk bermacam-macam, ada tujuh pokok yang besar, yakni:
a. Organisasi Garis, bentuk organisasi yang paling
sederhana dan paling tua. Digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan
yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu
tinggi.
Kelebihan dari bentuk organisasi garis:
1) Kesatuan komando baik karena
pimpinan berada di atas satu tangan
2) Proses pengambilan keputusan
berjalan dengan cepat.
3) Solidaritas karyawan tinggi
karena saling kenal.
4) Karyawan
yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui,
juga karyawan yang rajin dan malas.
Kekurangan dari bentuk organisasi garis:
1) Jika sang pemimpin tidak
mampu maka akan mudah jatuh.
2) Ada kecenderungan bertindak
otokratis.
3) Kesempatan berkembang
terbatas.
b. Organisasi
Fungsional, pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai
bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberikan komando sepanjang ada hubungannya dengan
fungsi atasan tersebut.
Kelebihan dari bentuk organisasi fungsional:
1) Pembagian tugas jelas.
2) Spesialisasi karyawan dapat
dikembangkan dan digunakan dengan maksimal.
3) Digunakan tenaga ahli dalam
berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.
4) Solidaritas
kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
5) Koordinasi
berjalan lancar dan tertib.
Kekurangan dari bentuk organisasi
fungsional:
1) Spesialilsasi menyebabkan
susah “tour of duty”.
2) Karyawan mementingkan
bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi menyeluruh.
3) Koordinasi
sukar dilaksanakan.
4) Menimbulkan
rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul
konflik.
c. Organisasi
Garis dan Staf,
biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan
bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga
staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.
Kelebihan dari bentuk organisasi garis dan staf:
1) Dapat digunakan oleh tenaga
organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
2) Keputusan yang matang dan
sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
3) Terdapatnya
pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf
ahli.
4) Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.
5) Semangat
kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan
kemampuan yang dimiliki.
6) Koordinasi
lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
Kekurangan dari bentuk organisasi garis
dan staf:
1) Solidaritas sukar diwujudkan
karena tidak saling kenal.
2) Koordinasi kadang sukar
diterapkan karena terlalu luasnya organisasi.
3) Dapat
terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
4) Kesatuan
komando berkurang.
5) Koordinasi
kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan
tugas.
Sebagai tambahan, bentuk-bentuk organisasi yang sering digunakan adalah sebagai
berikut:
d. Organisasi
Staf dan Fungsional,
kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan
seperti halnya organisasi staf dan fungsional. Adapun kebaikan dan keburukan dari
bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
e.
Organisasi Panitia, dibentuk hanya
untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi
tersebut.
Kelebihan dari bentuk organisasi panitia:
1) Segala
keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan
terperinci.
2) Kemungkinan
pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
3) Koordinasi
kerja telah dibahas oleh suatu tim.
Kekurangan dari bentuk organisasi
panitia:
1) Proses
pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat
pelaksanaan tugas.
2) Tanggung
jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
3) Kreativitas
karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreativitas
lebih dipentingkan.
f. Organisasi Matriks, bentuknya
menunjukkan bahwa para spesialis di masing-masing bagian dikumpulkan menjadi
satu untuk mengerjakan suatu proyek.
Kelebihan dari bentuk organisasi matriks, yaitu fleksibilitas dan
kemampuan dalam memperhatikan masalah khusus maupun persoalan teknis serta
pelaksanaan kegiatan organisasi matriks tidak mengganggu struktur organisasi
yang ada.
Kekurangan dari bentuk organisasi
matriks, yaitu jika manajer proyek tidak bisa mengoordinir bagian-bagian yang
berbeda tersebut, akan terjadi kesulitan dalam memadukan tim karena adanya
penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana satu pimpinan untuk
masing-masing individu.
g. Organisasi Komite, tugas kepemimpinan
dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang
kemudian disebut komite atau dewan.
Kelebihan dari bentuk organisasi komite:
1) Proses pembuatan keputusan
melalui musyawarah pemegang saham atau dewan.
2) Kecil kemungkinan terjadi
kepimpinan otokratis.
3) Pengembangan karir terjamin.
Kekurangan dari bentuk organisasi komite:
1) Proses pengambilan keputusan
berlangsung lamban.
2) Biaya operasional rutin
tinggi.
3) Seringkali terjadi
penghindaran tanggung jawab ketika terjadi masalah.
1.4.
Prinsip-Prinsip Organisasi
a. Menurut
Henry Fayol, Beliau merumuskan 14
prinsip administrasi organisasi yang dalam adaptasi luas bisa diterapkan
sebagai prinsip manajemen atau prinsip-prinsip organisasi. Berikut
prinsip-prinsip tersebut:
1)
Pembagian
Kerja, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja
untuk meraih tujuan bersama. Namun, pada dasarnya, sebuah organisasi terdiri
atas bagian-bagian tertentu yang masing-masing memiliki tanggung jawab. Oleh
karena itu, harus ada pembagian kerja yang jelas antara tiap-tiap bagian.
Prinsip-prinsip organisasi berupa pembagian kerja akan memberi pengaruh positif
pada efisiensi dan efektivitas organisasi. Pembagian itu menghindarkan
sekelompok orang terkonsentrasi pada pekerjaan tertentu, sementara pekerjaan
yang lain terbengkalai.
2)
Pendelegasian
Wewenang,
pendelegasian wewenang sangat penting agar setiap elemen dalam organisasi
memiliki rasa tanggung jawab. Prinsip-prinsip organisasi ini di satu sisi
merupakan bagian dari pembagian kerja dan di sisi lain merupakan pelimpahan
tanggung jawab. Di samping itu, pendelegasian wewenang sangat penting fungsinya
dalam komando.
3)
Disiplin, setiap
organisasi pasti memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan menyangkut sistem
kerja. Namun, semua tata tertib dan peraturan itu menjadi tidak ada artinya
jika tidak ditunjang dengan kedisiplinan para pelaksananya. Oleh karena itu,
disiplin dalam suatu organisasi adalah prinsip-prinsip organisasi yang sangat
mendasar yang mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
4)
Kesatuan
Komando,
komando dalam hal ini adalah kepemimpinan dalam menjalankan visi dan misi
organisasi. Dalam pelaksanaan lapangan, komando dan wewenang bisa didelegasikan
kepada struktur di bawahnya. Namun, hakikatnya, komando tetap harus tunggal.
Adanya lebih dari satu komando akan membuat organisasi bergerak tidak fokus
pada tujuan.
5)
Kesatuan
Tujuan, organisasi
tanpa tujuan yang jelas adalah omong kosong. Tujuan organisasi harus tergambar
dengan jelas dalam visi dan misi organisasi tersebut. Sebab, tujuan organisasi
ini menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan tujuan dari seluruh jenjang
organisasi merupakan kunci pokok keberhasilan organisasi tersebut dalam
mengorganisasi elemen-elemennya.
6)
Prioritas, setiap
anggota organisasi pasti memiliki kepentingan masing-masing. Kadang-kadang,
kepentingan individu itu berjalan selaras dengan kepentingan organisasi. Namun,
saat kepentingan tersebut bertentangan, setiap anggota organisasi semestinya
mendahulukan kepentingan organisasinya.Inilah prinsip-prinsip organisasi.
7)
Penghargaan
atas Prestasi dan Sanksi Kesalahan, penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi
setiap anggota organisasi. Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak
harus selalu uang atau nilai-nilai nominal. Tiap-tiap organisasi perlu
menerapkan penghargaan dan sanksi ini dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan
organisasi tersebut. Prinsip-prinsip organisasi ini juga sangat penting
diterapkan.
8)
Sentralisasi
dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan, sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan
keputusan sangat erat hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi.
Organisasi yang baik menerapkan prinsip-prinsip organisasi ini secara
proporsional. Ada hal-hal yang tidak bisa disentralisasikan kepada pemimpin
manajemen dan begitu juga sebaliknya. Tidak semua keputusan harus diambil
dengan musyawarah yang melibatkan seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu
dikembangkan sesuai jenjang dan kapasitas masing-masing.
9)
Wewenang, garis
wewenang dari atas sampai ke bawah merupakan rujukan dalam pelaksanaan program.
Setiap elemen organisasi harus memahami garis wewenang sehingga tidak terjadi
kelambatan birokratis atau sebaliknya. Prinsip-prinsip organisasi berupa garis
wewenang ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando.
10) Tata Tertib, tata tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan
orang yang tepat pada posisi yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi
akan berjalan dengan optimal.
11) Keadilan dan Kejujuran, keadilan
dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi. Di samping itu,
jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada jenjang-jenjang di bawahnya sampai
level akar rumput. Kejujuran ini akan membawa dampak pada kepercayaan bawahan
kepada atasan.
12) Stabilitas dan Regulasi, harus
diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur perputaran dan
peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan merangsang pembaruan-pembaruan.
Namun, di sisi lain, harus dipikirkan agar regulasi tersebut tidak menjadi
beban bagi organisasi. Sebab, perputaran dan pergantian jabatan yang terlalu
tinggi pun berpengaruh buruk pada efektivitas kerja dan efisiensi biaya.
13) Inisiatif, organisasi yang baik harus mampu menumbuhkan inisiatif
anggotanya dalam pengelolaan organisasi. Iklim organisasi juga harus dibangun
sedemikian rupa agar mampu menstimulasi munculnya ide dan inisiatif anggota
dari berbagai jenjang. Inisiatif adalah prinsip-prinsip organisasi yang juga
sangat penting.
14) Keselarasan dan Persatuan, hubungan
interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat besar dalam
kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras, organisasi tidak akan
berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut sangat penting perannya
dalam memelihara persatuan dan kesatuan anggota.
b. A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup
lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”
(1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:
1)
Organisasi
Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas, organisasi dibentuk atas dasar
adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu
organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan
seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan
yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas
dan lain lain.
2)
Prinsip
Skala Hirarkhi, dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan
yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat
mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan
menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3)
Prinsip
Kesatuan Perintah, dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah
atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4)
Prinsip
Pendelegasian Wewenang, seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam
menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang
kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin
tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang
dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan
dengan orang lain, mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu
kepada atasannya lagi.
5)
Prinsip
Pertanggungjawaban, dalam menjalankan tugasnya setiap anggota harus
bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6)
Prinsip
Pembagian Pekerjaan, suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya,
melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat
berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan
kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan
dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang,
pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7)
Prinsip
Rentang Pengendalian, jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan
oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai
dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah
pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8)
Prinsip
Fungsional, seorang pegawai dalam suatu organisasi secara
fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja,
serta tanggung jawab dari pekerjaannya.
9)
Prinsip
Pemisahan, beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat
dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10) Prinsip Keseimbangan, keseimbangan antara struktur
organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan
struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan
organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan
dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh
‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan
organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau
Surabaya.
11) Prinsip Fleksibilitas, organisasi
harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika
organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar
organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi
dalam mencapai tujuannya.
12) Prinsip Kepemimpinan, dalam organisasi apapun bentuknya
diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu
menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh
pemimpin organisasi tersebut.
1.5.
Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi
Sebelum membahas tentang keberhasilan dan kegagalan organisasi, ada
baiknya kita mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi organisasi.
Berikut enam faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi:
a.
Tujuan
Visi, misi dan
tujuan yang jelas akan membantu tim dalam bekerja. Namun hal tersebut belum
cukup jika visi, misi dan tujuan yang ditetapkan tidak sejalan dengan kebutuhan
dan tujuan para anggota.
b.
Tantangan
Manusia dikarunia
mekanisme pertahanan diri yang disebut “fight”
atau “flight syndrome”. Ketika
dihadapkan pada suatu tantangan, secara nalurimanusia akan melakukan suatu
tindakan untuk menghadapi tantangan tersebut (fight) atau menghindar (flight).
Dalam banyak kasus tantangan yang ada merupakan suatu rangsangan untuk mencapai
kesuksesan. Dengan kata lain tantangan tersebut justru merupakan motivator.
Namun demikian
tidak semua pekerjaan selalu menghadirkan tantangan. Sebuah tim tidak selamanya
akan menghadapi suatu tantangan. Pertanyaannya adalah bagaimana caranya
memberikan suatu tugas atau pekerjaan yang menantang dalam interval. Salah satu
kriteria yang dapat dipakai sebagai acuan apakah suatu tugas memiliki tantangan
adalah tingkat kesulitan dari tugas tersebut. Jika terlalu sulit, mungkin dapat
dianggap sebagai hal yang mustahil dilaksanakan, maka tim bisa saja menyerah
sebelum mulai mengerjakannya. Sebaliknya, jika terlalu mudah maka tim juga akan
malas untuk mengerjakannya karena dianggap tidak akan menimbulkan kebanggaan
bagi yang melakukannya.
c.
Keakraban
Tim yang sukses
biasanya ditandai dengan sikap akraban satu sama lain, setia kawan, dan merasa
senasib sepenanggungan. Para anggota tim saling menyukai dan berusaha keras
untuk mengembangankan dan memelihara hubungan interpersonal. Hubungan
interpersonal menjadi sangat penting karena hal ini akan merupakan dasar
terciptanya keterbukaan dan komunikasi langsung serta dukungan antara sesama
anggota tim.
d.
Tanggung jawab
Secara umum,
setiap orang akan terstimulasi ketika diberi suatu tanggung jawab. Tanggung jawab
mengimplikasikan adanya suatu otoritas untuk membuat perubahan atau mengambil
suatu keputusan. Tim yang diberi tanggung jawab dan otoritas yang proporsional
cenderung akan memiliki motivasi kerja yang tinggi.
e.
Kesempatan untuk Maju
Setiap orang akan
melakukan banyak cara untuk dapat mengembangkan diri, mempelajari konsep dan
ketrampilan baru, serta melangkah menuju kehidupan yang lebih baik. Jika dalam
sebuah team setiap anggota merasabahwa team tersebut dapat memberikan peluang
bagi mereka untuk melakukanhal-hal tersebut di atas maka akan tercipta motivasi
dan komitment yang tinggi. Hal ini penting mengingat bahwa perkembangan pribadi
memberikan nilai tambah bagi individu dalam meningkatkan harga diri.
f.
Kepemimpinan
Tidak dapat
dipungkiri bahwa leadership merupakan faktor yang berperan penting dalam
mendapatkan komitment dari anggota team. Leader berperan dalam menciptakan
kondisi kondusif bagi team untuk bekerja dengan tenang dan harmonis. Seorang
leader yang baik juga dapat memahami enam faktor yang dapat menimbulkan motivasi
seperti yang disebutkan diatas.
Sebab keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi bisa dipengaruhi oleh
dua faktor umum, yaitu dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor
internal, yaitu faktor yang berasal dari dalam organisasi, misalnya dari para
anggota, pemimpin, cara pengaturan dan pengembangan organisasi, dan sebagainya.
Faktor eksternal biasanya dari pihak luar organisasi yang ingin menghancurkan
organisasi tersebut.
~ Sekian ~
Sumber :
Hendro.
2010. Kewirausahaan untuk SMK dan MAK Kelas
XI. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Catatan
Author :
Terima kasih banyak atas semua sumber yang telah memberikan berbagai macam
informasi, sehingga saya bisa membuat artikel ini. Sekali lagi, terima kasih
banyak. :”D
Maaf jika format penulisannya jelek
atau semacamnya. Saya copas dari pekerjaan saya di Microsoft Word yang
sebenarnya rapi. Tapi jika ingin melihat hasil pekerjaan saya yang asli, bisa
klik [Download].
Tidak ada komentar:
Posting Komentar